Organização de acervo documental

Para o processo de Organização do Acervo Documental, após a conclusão dos levantamentos iniciados durante uma primeira fase e estando a Empresa Cliente de acordo com informações prestadas, estarão estas sendo aprovadas para o processo de organização, modernização e de transformação do chamado “Arquivo Morto” em um novo conceito de “Centro de Documentação”. Nesta fase, serão desenvolvidas as atividades com pessoal especializado no manuseio de documentos e as etapas a seguir:

• Abrir todas as caixas existentes no acervo, arrumar e organizar os documentos de seu conteúdo, identificar com capas de fácil visualização interna, colocar em embalagens plásticas próprias e efetuar selamento térmico para não haver invasão de pragas.
• Substituir caixas estragadas por caixas novas e de padrão conforme nossa sugestão a ser apresentada oportunamente, identificando-as com etiquetas adesivas e alinhando-as em estantes próprias e também identificadas por endereçamento logístico.
• Inventariar através de planilhas manuais e cadastrar em sistema informatizado todos os documentos que fazem parte do acervo e estabelecendo relações com todo o processo.
•  Disponibilizar o acervo para consultas e empréstimos através da Central de Atendimento ao Usuário, efetuando todos os controles propostos.
• Proceder à eliminação dos documentos com prazo de guarda vencidos e de acordo com a aprovação da TTD – Tabela de Temporalidade Documental, reduzindo já na organização o espaço físico destinado à guarda de documentos.