A falta de critérios e compromisso com padrões de geração, guarda e descarte de documentos, pode provocar custos insustentáveis, inclusive comprometendo a sobrevivência da empresa. Os documentos inativos tem sua necessidade de guarda prevista em lei e aqueles outros de interesse da empresa, merecem a mesma atenção por servirem de base para tomada de decisões e estudos históricos.

A Informação valiosa é aquela que está ao alcance das mãos, de maneira rápida e eficiente. Para as empresas, pode ser a diferença entre a tomada de decisões certas ou erradas. Via de regra, as organizações gerenciam seus recursos informacionais de forma dispersa e desconectada, dificultando para o usuário, localizar tudo o que existe na empresa sobre um determinado assunto.

* CTN – Código Tributário Nacional (Lei nº. 5.172 de 25/10/1966)

Artigo 195 – Parágrafo Único – “Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados, serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram”.

* Regulamento do Imposto de Renda – Art. 264

O comerciante é ainda obrigado a conservar em ordem, enquanto não prescritas eventuais ações que lhe sejam pertinentes, a escrituração, correspondência e demais papéis relativos à atividade, ou que se refiram a atos ou operações que modifiquem ou possam vir a modificar sua situação patrimonial.

* Decreto Nº. 99.684 de 08/11/1990 – Consolida as normas regulamentares do FGTS.